Sehubungan dengan kegiatan rutin pengelolaan koleksi, MDI akan melaksanakan serangkaian kegiatan penting yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan pemeliharaan koleksi buku. Kegiatan ini akan dimulai pada:
Tanggal: 23 November 2024 - 16 Desember 2024
Kegiatan yang akan dilaksanakan:
1. Restorasi Buku:
Proses perbaikan buku-buku yang rusak agar dapat digunakan kembali. Ini termasuk perbaikan halaman yang sobek, penggantian sampul, dan perawatan lainnya.
![](https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhjBFiJAjMQYGcTSIUKFnFLAU74uZgE_4XT5zKcn3CMnb8gefY-iI3ScqrK5T1NkQW0cL5UEFt22Zyx3RIHjyzVgPDiEt3UGIArroqkvLQUpihpJxTI6xy9ApJ5Y_arFxO500Dc-luvOb3Tt3ZXVYIO0qAKS7ffTLrsxTI2RXd0NjPl1RFZJ_TgqkIr2dE/s320/4c24ca98-5193-4269-8bc8-d23c398e4208.jpg)
2. Input Buku:
Pencatatan buku-buku baru ke dalam sistem untuk memastikan semua koleksi terdata dengan baik.
3. Labeling Buku:
Pemberian label pada buku-buku untuk memudahkan identifikasi dan pengelompokan koleksi.
4. Katalogisasi Buku:
Pengorganisasian buku-buku dalam katalog agar lebih mudah diakses oleh pengguna. Ini termasuk penambahan informasi seperti judul, penulis, dan subjek.
5. Inventarisasi (Stock Opname):
Pemeriksaan fisik koleksi buku untuk memastikan semua buku tercatat dengan benar dan dalam kondisi baik.
Penting untuk Diketahui: Selama periode kegiatan ini, layanan MDI akan dihentikan sementara. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan dan berharap Anda dapat memahami pentingnya kegiatan ini untuk meningkatkan layanan kami di masa depan.
Kami berkomitmen untuk menjaga dan merawat koleksi buku agar dapat dimanfaatkan dengan baik oleh semua pengguna.
Atas perhatian dan pengertian Anda, kami ucapkan syukron wa jazakumullahu khairan.
INVENTARISASI (STOCK OPNAME)
Tata cara stock opname:
1. Pelajari kembali tata cara Stock Opname
Sebelum memulai proses stock opname, sangat penting untuk memahami langkah-langkah yang harus diikuti. Bacalah panduan atau instruksi yang tersedia dengan seksama. Pastikan Anda mengerti setiap langkah agar proses berjalan lancar.
2. Identifikasi buku yang hilang (Missing)
Selama proses stock opname, jika Anda menemukan buku yang berstatus missing (hilang) segera pisahkan buku-buku tersebut dari yang lain. Sistem akan otomatis memberikan notifikasi berwarna merah yang menyatakan bahwa buku tersebut diatur untuk dilewatkan (Kode Ekslempar PIA***** diatur untuk dilewatkan ketika inventarisasi).
3. Perbaikan status buku yang hilang (Missing)
Pada saat proses stock opname berlangsung, tunjuk satu petugas untuk bertugas memperbaiki status buku-buku yang hilang (missing). Pastikan petugas mengubah status buku yang hilang (missing) menjadi tersedia pada web slims dibagian data eksemplar.
4. Scan kembali buku yang statusnya telah diubah
Setelah buku-buku yang berstatus hilang (missing) diubah menjadi tersedia, lakukan pemindaian (scan) kembali pada buku-buku tersebut. Jika setelah pemindaian muncul notifikasi berwarna merah yang menyatakan diluar ketentuan stock take (stock take tidak menemukan data kode eksemplar PIA*****. Mungkin salah kode eksemplar atau diluar ketentuan stock take), itu menunjukkan bahwa status buku telah berhasil diubah meskipun tidak terdeteksi pada stock opname saat itu, tetapi masih akan terbaca saat stock opname berikutnya, asalkan data buku-buku tersebut (missing) tidak dihapus saat stock opname saat itu diselesaikan.
5. Cek kembali buku-buku yang berstatus hilang
Pastikan semua buku yang sebelumnya berstatus hilang (missing) dan sudah dirubah telah diperiksa dan dipindai (scan) kembali. Setelah semua buku tersebut telah diperiksa dan dipindai (scan) kembali, Anda dapat melanjutkan untuk menyelesaikan proses stock opname.
6. Selesaikan proses stock opname
Sebelum menekan tombol "Selesai", ingatlah untuk kembali mempelajari tata cara stock opname yang telah anda pelajari pada langkah-langkah diatas. Pastikan anda telah mengikuti semua langkah dengan benar. Setelah yakin bahwa semua langkah telah dilaksanakan, klik tombol "Selesai" untuk menyelesaikan proses stok opname.
7. Informasi Tambahan
- Buku-buku yang diyatakan diluar ketentuan stock take (stock take tidak menemukan data kode eksemplar PIA*****. Mungkin salah kode eksemplar atau diluar ketentuan stock take), itu menunjukkan bahwa status buku telah berhasil diubah meskipun tidak terdeteksi pada stock opname saat itu, tetapi masih akan terbaca saat stock opname berikutnya, asalkan data buku-buku tersebut tidak dihapus saat stock opname saat itu diselesaikan. Yang intinya adalah apabila dilakukan stock opname kembali buku-buku tersebut akan masuk\terdeteksi seperti buku-buku yang lain pada umumnya yang tidak bermasalah, sebagaimana penjelasan pada langkah nomor 4 diatas.
- Pastikan semua petugas yang terlibat dalam stock opname memahami prosedur ini dengan baik untuk menghindari kesalahan.
- Dokumentasikan setiap langkah dan masalah yang ditemukan selama proses untuk referensi di masa mendatang. Ini akan membantu dalam proses stock opname berikutnya dan memastikan bahwa semua buku terkelola dengan baik.
Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, Anda akan dapat melakukan stock opname dengan lebih efektif dan efisien.
Alhamdulillah pada hari Senin tanggal 16 Desember 2024 MDI telah menyelesaikan stock opname MDI yang kedua dengan lancar dan menemukan beberapa masalah yang dapat diselesaikan dan sudah kita tulis dan terangkan pada langkah-langkah diatas.